您是否可以满足远程工作纳税义务要求?
对许多企业主而言,最紧迫的挑战无非是做好人员配备工作。 一些企业主能够从全国各地和世界各地雇佣员工,这便是他们的优势所在,因为很多实体企业都需要员工在现场办公。
新冠疫情倒逼数千家公司加速转型,采用移动办公方式。 即使他们之前就有所准备,但复杂的税务问题以及确保在各州内合法运营,可能比他们预期的要复杂得多。
纳税义务
企业主知道他们有义务在所在的州收取和缴纳各种税款,但当他们的员工在其他州工作时,事情就变得更加复杂了。 每个州都为远程工作的员工出台了相关规定,雇主和员工可能都会受到影响。 有些规定根据员工在各州工作的时间或在一年中赚取的报酬征收所得税。
如果员工在雇主所在的州工作,但住在邻近州,会发生什么情况? 雇主应在哪个司法管辖区预扣税款——工作所在的州还是员工居住的州? 如果雇主与员工关系涉及相邻州的税务扣缴问题,即常见的税务减免问题,这其实是一项互惠协议。 协议规定,雇主仅在员工居住地而非工作地预扣税款。 雇主应确保在预扣税款前与员工达成此类协议。
工资税
员工必须了解各州的工资税差别,当他们在另一个州远程工作时,通常需要在他们居住的州和实际工作的州提交纳税申报表——如上文所述,会受到互惠协议中某些例外情况的限制。 员工可能会混淆各种繁杂的规定,导致无法履行纳税义务。
提示:虽然雇主没有义务就其纳税义务对员工进行培训——包括他们是否可能需要(或从中受益)提交多州纳税申报表——但必须明确披露需要扣缴的税款以及代缴所在州。
一些州并未规定预扣税款要求,除非雇主自己在那里开展业务或进行金额较大的经济交易;然而,目前的趋势是,雇主向当地员工支付任何工资都需要进行税务登记和扣缴税款。
销售税
员工在其他州工作可能会引发的一种经济关联。 “经济关联”是指当企业在某个州的交易数量达到了州政府设置的经济门槛,就需要收取和缴纳该州的税款。 根据各州法律,每个税种(所得税、特许经营税、总收入税、工资税、销售税等)都有特定的门槛和征收标准。 当达到经济门槛时,就会产生应缴税款。 在 2018 年之前,企业通常需要实际存在的经营场所才能产生经济关联和销售税。 然而,美国最高法院在南达科他州诉 Wayfair 公司案中发表判决, Wayfair (2018)推翻了之前的法律。 此案允许南达科他州向具有“经济”关联的企业征收销售税。 经济关联是一种基于明线法则的标准,包括销售额门槛或与该州客户的交易数量,不再要求有实体存在。 Wayfair 公司案裁决后不久,大多数州采用了类似的规定,制定销售门槛来建立销售税联系。 远程卖家现在必须监控各个州的销售和交易量,确定是否建立了经济关联。
提示:对于每种类型的税收,企业主应咨询他们的税务顾问是否需要在每个州进行注册或是否需要营业执照,跟踪履行所有纳税义务和截止日期,如适用的报税截止日期。
雇主需要密切关注市县层面的销售税要求。 虽然大多数州都采取了简化征税的方法,以减少企业主的负担,但仍有其他州尚未实现这一转变,市县一级可能仍然需要单独的纳税申报表。
所得税
所得税与销售税类似,员工在其他州工作时可能会导致企业在新的司法管辖区内产生所得税关联。 决策者应咨询他们的税务顾问,确定企业是否需要承担相应的税收义务,例如进行所得税登记或纳税申报,以使企业完全符合适当的州/市所得税法。
远程工作挑战
对于大多数人来说,远程工作可能不再是临时过渡之举了。 吸引和留住员工可能需要我们走出舒适区,使远程办公常态化,同时化解相关的税务难题。
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