如何为年终计划做好准备
每年都会有一份罗列信息提交要求的清单,以确保收款人获取申报税款所需的信息。为协助完成年终业务报告, 克莱威会计师事务所为您提供了一些以下需要考虑的事项:
1099s表
企业通常向个人和非法人企业(即合伙企业、有限责任公司和独资企业)支付一些款项,这些付款不是工资,也不需要扣缴所得税、社会保障税或者医疗保险税。这些付款需要按照付款的性质通过不同形式的表格进行报告。以下概括了最常见的几种形式:
1099-MISC表 (杂项收入)
此表格涉及并不构成W-2表中报告的工资的各项服务。目前,付款人需要提交该表格给符合以下情况的收款人:
- 收到至少600美元的租金、服务(包括零件和材料)、奖品、奖励、其他收入付款、医疗和保健付款等
- 收到至少10美元的特许权使用费或经纪人支付的代替股息或免税利息的款项
- 向买方销售至少5,000美元的消费品,用于在永久零售店以外的任何地方转售
- 向律师或律师事务所支付的任何款项
- 当支付给根据备用预扣规则需要扣缴联邦所得税的收款人时,付款人还需要提交1099-MISC表给该收款人
1099-DIV表 (股息和分配)
付款人都需要提交该表格给符合以下情况的收款人:
- 收到至少10美元的股息和其他股票分配 – 通常不适用于S型公司的分配
- 无论支付金额多少,对股息和其他股票分配扣缴并支付了外国税
- 无论支付金额多少,根据备用预扣规则扣缴了联邦所得税
- 作为清算的一部分,收到至少600美元
- 此外,还有一类新的股息有资格获得20%的转嫁扣除额。企业应该确保在新的方框5中报告199A股息,
- 并在方框1a中包括该金额。
1099-INT表 (利息收入)
付款人都需要提交该表格给符合以下情况的收款人:
- 至少收到10美元的利息(对某些收款人至少600美元)
- 无论支付金额多少,对利息扣缴并支付了外国税
- 无论支付金额多少,根据备用预扣规则扣缴了联邦所得税
1099-R表 (养老金、年金、退休或利润分享计划等的分配)
此表格涉及并不构成W-2表格中报告的工资的各项服务。目前,付款人都需要提交该表格给符合以下情况的收款人:
- 收款人从利润分享或退休计划、个人退休计划、年金、养老金、保险合同、幸存者收入福利计划、人寿保险合同下的永久和全部残疾补助金、慈善捐赠年金等获得至少10美元。此外,该表格也需要申报雇主提供的不属于退休金、利润分享或退休计划的死亡抚恤金,以及从退休计划获得的应申报的残疾补助金。
- 受自然灾害影响的员工申报分配时有特殊规则(雇主应参阅政府第976文件《赈灾事项》即Pub.976以了解更多信息)
- 滚存到Roth IRA账户将无法重新定性为滚存到传统的IRA账户
W-2表
雇主为应缴纳所得税、社会保障税或医疗保险税的每位员工支付工资的情况下,雇主必须提交W-2表格。在准备W-2表格的年终工资报告过程中, 雇主需要考虑以下事项:
- 向代表2%股东支付健康保险费
S公司向代表2%股东支付的事故和健康保险费必须列为W-2表格中的工资进行申报。拥有2%或以上S公司的个人可以在其个人纳税申报表申请扣除S公司代表他们支付的保险费。如果报告正确,对股东的净影响为零。但是,如果保险费未包含在股东的工资中,则扣除的利益将永久丧失。 - 个人使用雇主提供的汽车
雇员使用雇主提供的汽车用于商业目的是一种无需纳税的与工作相关的附带福利。但是,基于个人目的使用此车辆是应纳税的附加福利,必须在员工的W-2表上报告。雇主可以按照个人使用和商业使用的比例分摊根据国税局公布的某些租赁车辆表确定的汽车价值计算应税收入的数额。 - 集团人寿保险
雇主提供团体人寿保险所支付的费用必须将以下部分包括在雇员的总收入中,即支付的总保险费用超过投保50,000美元的保险费用的部分,并减去员工购买保险额外支付的税后金额(如果有的话)。 - 残疾保险
雇主提供的残疾保险费用不需要包括在雇员的总收入中。但是,如果包含在员工的总收入中并且纳税,则该福利(如果员工索赔的话)将是免税的。因此,虽然不是必需的,但许多员工更愿意为此福利纳税,以增加他们在残疾时获得的福利。具体如何处理应该符合雇主保留的书面计划。 - 平价医疗法案(ACA)
雇主必须在W-2表格上申报医疗保险的总费用。对于所有超过250个W-2表格的雇主,此报告要求是强制性的,并一直持续到进一步的指导文件出台。报告不影响纳税义务,仅供信息参考。 - 保费报销安排
雇主必须将报销员工购买个人健康保险的费用包括在员工工资中。雇主为在保险市场上购买个人保险的员工提供现金报销的安排可能不符合ACA保险市场改革的要求,无论是作为税前还是税后进行报销。雇主将雇员“倾销”到医疗保险交易所,然后报销员工购买健康保险(即通过健康保险交易所或交易所外的合格健康计划提供的健康保险)支付的保险费,而不是为每位员工制定健康保险计划,则雇主需要按照每人每天100美元支付消费税。
1095-C and 1095-B表
虽然自2019年1月1日起,《减税和就业法》将个人责任支付减少到零,但这并未影响雇主在医疗保健资格和员工保险方面的报告要求。
拥有50名以上全职员工(即大型雇主)的雇主需要在表格1095-C《雇主提供的健康保险合同和承保范围》上报告有关其员工的医疗保健资格和承保范围的信息。 如果这些大型雇主没有向全职雇员及其家属提供“最低价值”的
“最低承保范围”,他们可能需要支付雇主分担的责任。 在确定报告要求时,雇主应考虑其是否与其他关联方属于联营集团的一部分以确认50名全职员工的报告门槛。
全职员工少于50人并适用自保团体健康计划的雇主将被要求提交1095-B表《健康承保范围》以报告其员工的医疗保险信息。
减税和就业法案
- 中止将搬家费用的报销金额排除在应税收入之外的规定
从2017年12月31日之后的纳税年度开始,《减税和就业法》暂时中止了将搬家费用的报销金额排除在应纳税收入外的规定。因此,支付给员工的搬家费用的任何报销金额必须包含在应纳税工资中,并需缴纳预扣税。此规定不适用于现役武装部队成员。 - 捐赠假期
对于希望将个人假期、病假或休假日捐赠给合格的免税组织以帮助某些特定的近期自然灾害的受害者的员工可以获得新的优惠。雇主代表雇员向合格组织支付现金,并能够将这些付款作为业务费用或慈善捐款扣除。员工不会因捐赠假期而被征税,也不需要在员工的W-2上报告。 - 罚款
2018年12月31日之后,没有按照年终报告要求提交表格的处罚开始增加。每次未按规定提交报告的罚款将从250美元增加到270美元每个表格。 - 报告合格股权赠与
美国国内税收法典第83(i)节涵盖“合格的股权赠与”,该项是《减税和就业法》增加的条款。对具有合格计划的合格公司而言,该条款提出了更高的报告要求。一般而言,当行使股票期权时,员工必须确认应纳税所得额并适用预扣所得税。 在初创企业的情况下,预扣所得税的负担通常由雇员承担,从而抵消了初始股票期权或赠与的激励措施。第83(i)节允许接受合格股票的合格员工选择推迟纳入应税收入和相应的预扣税长达五年。关于适用公司的涵盖范围、员工通知要求以及没有及时通知员工的处罚,涉及一些复杂的规则。如果您有股票计划,请与我们联系,以便我们进一步审查这些条款。
如果您对年终报告要求有任何问题,请联系克莱威会计师事务所。