有关费用及相关报销计划的5大问题
在许多情况下,雇主可能选择报销雇员的业务相关费用。因此,很重要的是了解可报销费用的不同方式及其税务影响,还要了解需要报告给雇主和雇员的相关信息。以下是我们的客户在业务费用及其报销计划方面最常有的5大问题。
1.一般来说哪些类型的费用可以报销?
可能具备报销资格的费用包括:差旅(机票、酒店、除通勤之外的商务里程、停车)、商务宴请和娱乐、商务会议费用、手机和互联网费用、家庭办公费用、商务用品和设备、所需的制服、培训和认证以及汽车费用。
2.为雇员报销的差旅费是否被视作他们的应税收入?
这取决于雇主选择的是实报实销计划还是非实报实销计划(参见问题3,了解有关这些计划的详细信息)。
- 根据实报实销计划,雇主将一如往常地在其公司报税表中扣除报销的费用,雇员不会因此导致薪酬总金额增加,也不用担心任何相关的扣除问题。
- 根据非实报实销的计划,雇主应在雇员的总工资内包含报销的费用。然后,雇员需承担提交适当的税务报表(2190表单和/或附件A)的责任,并在他们的报税表中申请进行相关扣除。
3.如何知道某项报销属于实报实销计划,还是属于非实报实销的计划?
要被视作属于实报实销计划,报销和费用必须满足以下三个标准:
- 雇员费用必须存在商务关联。因此,费用必须在雇员提供服务时已被支付或已经产生。
- 雇主必须在合理的时间期间内适当地对相关费用负责。这包括向雇主提供雇主保留记录所必须的所有凭证,例如:费用的商业目的;如果是餐饮,有哪些人参加;费用产生的日期;雇员差旅的前往地点或里程文档;等等。
- 从雇主处收到了任何超额报销金额必须在合理的时间内退还雇主。
即使雇主可能拥有一个实报实销计划,某些费用可能不能满足所有这三条规则。在这种情况下,此类报销的一般处理方法是将其视作非实报实销计划对待。其它适用非实报实销计划规则的项目包括雇员未能返还雇主的超额报销金额,以及对雇主来说不能扣除的雇员费用报销(例如,车辆的个人使用)。
4.什么是每日津贴,每日津贴是否符合实报实销计划的规定?
每日津贴是指雇主向雇员提供的日常商务费用补贴,用于支付差旅时的费用。只要符合下列条件,则根据实报实销计划,每日津贴通常用作“适当会计”的证明:
- 雇主合理地将支付局限于贸易或业务过程中的普通和必要的费用。
- 补贴在形式上与开支相似,且不超过规定的联邦费率。
- 雇员在合理的时间内向雇主提供有关费用产生日期、地点和商业目的的证明。
- 雇员与雇主无关。如果是这样,雇员必须能够向IRS证明相关的费用。
5.采用实报实销计划或非实报实销计划,哪一种对雇主更有利?
实报实销计划可能代价高昂。雇主承担审查费用报销凭证的责任,并对雇员薪资进行相应的调整。如果雇主采用补贴或每日津贴来替代报销实际费用的方式则可以绕开这一情况。这些补贴和每日津贴可能仍然具备实报实销计划的报销资格,但不一定要作为雇员工资进行报告。
相比之下,非实报实销计划可能代价更高。第一,雇主必须针对被视作工资的已报销费用扣取并支付薪酬税。第二,雇员很可能在处理他们个人所得税报表时扣减相关费用的能力有限。更糟的是,经常会发生雇员在来年提交报税表时才意识到这一问题。
一般情况下,针对可报销费用使用实报实销计划对雇主来说可能需要多开展一些行政管理工作,但可以简化报告流程,节省雇员和雇主的税务支出。费用报销及相关计划的规定和报告要求非常复杂;如果您有与您公司有关的问题,请与我们联系。